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构建生产成本数据库提高财务与业务融合水平

 时间:2016-05-28 09:41:05 来源:网络 

【作  者】
陈书兵,刘明涛

【作者单位】
中国空空导弹研究院,河南洛阳471099

【摘  要】


【摘要】产品生产成本数据管理是D单位生产管理(管控)中的重要环节。传统的手工统计方式工作量大、周期长、数据准确度低,而D单位主业产品型号多、产品结构复杂、分工细,使得产品零组件成本计算工作量巨大。本文将标准成本管理理论与D单位生产组织实际相结合,创新性地提出基于D单位BOM系统来开展生产成本数据库建设,紧密贴合生产组织实际情况,切实提高财务与业务融合水平,促进了D单位预算管理、成本控制、产品定价策划、存货计量、成本考核等各项工作管理水平的提升,有效服务于管理决策。
【关键词】生产成本数据库;标准成本;制造BOM
【中图分类号】F275 【文献标识码】A 【文章编号】1004-0994(2016)01-0101-5一、项目概述
D单位是国家专业从事空空导弹、发射装置、地面检测设备、光电侦查设备及其他派生产品科研、设计、开发及批量生产的研究发展基地。经过50年的发展,D单位构建了涵盖100多个专业技术领域的研发、制造产业链,拥有先进的产品总装生产线,同时还具备精密制造、成型工艺、光学加工、电子装配等生产能力以及现代化的计量、理化、环境试验等手段,成为设备先进、设计手段一流、技术实力雄厚、生产经验丰富的科研生产经营型的精确制导武器系统发展中心,并成为振兴民族航空工业、推进国防现代化建设和区域经济快速发展的中坚力量。
为加强业务提升、管理改进与信息化的有效结合,实现工业化与信息化的深度融合,D单位“2014年度业务与信息化融合计划”提出了生产成本基础数据信息化融合计划。此外,D单位成本、费用计算与费用归集流程的逐步细化,有力地保障了成本、费用的正确归集与分配,使核算数据能更正确地反映实际科研生产成本,为建立以标准成本管理为核心的生产成本数据库奠定了坚实基础,生产成本数据库的建立将使D单位的降本增效工作变得更加切实可行。
产品生产成本数据管理是D单位生产管理(管控)的重要环节之一。传统的手工统计方式工作量大、周期长、数据准确度低,而D单位主业产品型号多、产品结构复杂、分工细、产品生产过程流转环节多,使得产品零组件的成本计算工作量巨大。因此,需要构建生产成本数据库,推行生产成本数据信息化融合计划,利用信息化手段完善产品生产成本数据的管理。同时,利用D单位现行的材料计划价格体系、工时定额管理体系和材料定额管理体系,按照产品BOM表逐级测算产品零组件标准成本,通过标准成本的编制,计算主业产品的零组件标准成本,构建起生产成本数据库。推进精细化成本管理,为后续成本结转、存货盘点、预算管理和成本控制奠定了基础。
二、主要做法
(一)完善标准成本管理,搭建信息平台,全面提升成本管理水平
标准成本是指单位标准产品的估计成本,它是企业根据特定条件,为实现成本目标,通过精确的调查、分析与技术测定而制定的,用来评价实际成本、衡量工作效率的一种预计成本。
在标准成本中,基本上排除了不应该发生的“浪费”,因此被认为是一种“应该成本”。标准成本既要考虑过去较长时期的实际平均数值,又要消除企业在生产经营活动中的异常情况,并估计到未来的生产发展趋势。而标准成本管理是运用标准成本方法指挥和控制组织的产品生产活动,实现数字化管理的工具与手段。
标准成本管理通过制定标准成本制度来实现。标准成本制度是指围绕标准成本的相关指标(如技术指标、作业指标、计划值等)而设计的,将成本的前馈控制、反馈控制及核算功能有机结合而形成的一种成本控制系统,包括制定标准成本、计算和分析成本差异、处理成本差异、适时调整标准成本四个环节。
标准成本管理通过科学合理的量化分析,将成本控制目标分解到各个责任中心,形成由上而下层层分解、由下而上逐级保证的成本管理网络。同时,改变了过去传统的会计核算模式,把脱离实际的、固定不变的“内部计划价格”转变为动态的“内部结算价格”,把引入市场机制作为新型经营机制的实现条件。通过对成本中心各项成本指标及其成本动因的细化分析,找寻规律并设定相应的成本标准及预算因子,运用实际与标准对比来揭示差异并分析的方法,实施成本在事前、事中和事后的全过程控制。通过对成本中心成本绩效的考核,着力于成本改善,切实提升科研生产经营的成本管理水平。
物料清单(BOM)是产品结构的技术性描述文件,它表明了产品组件、子件、零件和原材料之间的结构关系,以及每个组件所需要的各下属部件的数量。物料清单是一种树型结构,称为产品结构树。ERP中使用的是制造用的物料清单,称为制造BOM。制造BOM(MBOM)在ERP系统中起非常重要的作用,是生产、销售计划的基础,与工艺、设计、生产能力、库存等有着紧密的联系。它是生成MRP的基本信息,并为采购、外协加工、生产、领料、成本核算和制定销售价格等提供依据。
标准成本的制定基于D单位已有的BOM系统,从设计部门提供的产品的设计BOM(EBOM)出发,将产品成本由上而下逐层分解为自制件、外协件和外购件,工程部编制产品的计划BOM(PBOM),外协、工艺定额、工时定额、物资计划价格等业务归口管理部门提供完备的成本基础数据,财务部依据制造BOM计算各底层零部件的标准成本,输出产品的成本BOM(CBOM),从而构建起D单位生产成本基础数据库(即产品标准成本核算系统)。标准成本的制定过程如图1所示。

(二)工作开展及具体措施
产品标准成本核算系统是精益生产协同管理系统中的子功能,主要分为基础数据维护和产品成本汇总两项功能。系统可以依据产品的制造BOM归集计算产品的标准成本,包括人工费用、材料费用、制造费用、期间费用等,从而为财务人员提供准确的产品标准成本数据,以提高全面预算的准确性,并解决产成品成本结转、在制品盘点金额计算等问题。
1. 数据库设计思路。
(1)基础数据。能够对产品生产成本数据进行汇总的关键是具备相关的基础数据,所需基础数据如图2所示。

制造BOM为某型号产品具体的物料清单,反映该产品的组成关系;物料编码为制造BOM中使用的产品、零组件、外购件、外协件编码;计划价格为需要采购的外购件、外协件的价格,单位为元;材料定额为零件所需原材料的定额消耗(一般为重量);工时定额为生产一个自制件所需的定额工时,单位为分;费用率为各单位对应的人工费用率、制造费用率(含研制、辅助、动力燃料和专用费用率)及统一的期间费用率(含管理、财务和经营费用率)。
基础数据的一般管理要求为:产品BOM编制完整,零组件配套关系清晰、齐全,BOM表的内容、产品设计图样和汇总表中各物料的描述完整、统一;分单位目录的维护与产品实际生产流程一致;工艺定额中必须标明物料编码,以便计算定额价值;工时定额单位统一换算为单件零组件工时,以小时为单位;外购、外协价格和各单位的小时费用率保持相对固定,每年进行一次修订;各单位按照基础数据模板要求填写基础数据,各基础数据应在受控条件下定期修订,各业务归口管理部门负责基础数据的维护,并及时更新版本。
(2)计算公式。根据D单位《产品标准成本编制办法》相关规定,零组件的成本计算公式如下:
完全成本=人工费用+材料费用+制造费用+期间费用
人工费用=定额工时×小时费用率
材料费用=汇总所使用物料(制造BOM中定义下层使用的自制件、外购件、外协件)的标准成本×用量
制造费用=定额工时×(研制费用率+辅助费用率+动力燃料费用率+专用费用率)
期间费用=定额工时×(管理费用率+财务费用率+经营费用率)
按照制造BOM逐级汇总,最终形成产品标准成本。通过基础数据定义,完成各模块基础数据的收集、维护,从而得到各业务归口管理部门现行定额管理数据、标准成本数据、配套成本数据,在AEPCS 4.0系统中完成此项工作;然后生产成本数据库中各业务归口管理部门利用上述基础数据在ZMES系统中完成产品标准成本的编制工作,最终通过组织相关业务部门评审后发布、运用。系统中涉及的相关部门及工作业务内容如图4所示。

2. 具体实施的工作。
(1)邀请外部信息化系统供应商开展成本管理信息化研讨活动,主要从成本核算管理体系建设、信息化系统解决方案、信息化系统实施推进路径及集团内其他单位项目实施案例等方面进行比较系统、全面的成本核算管理讲解。
(2)积极组织人力资源部、工程部、生产部、信息部研讨生产成本数据库的搭建及信息化建设,形成如下工作推进思路:数据库系统运行前期先进行某型号产品成本基础数据的导入及系统编制结果的核对、修正工作,主要是为了验证系统的逻辑是否正确并确认人力资源部提供的工时数据的合理性;同时对各舱段、项目成本数据的合理性进行分析,对编制过程中出现的问题进行整理,充分暴露D单位基础管理工作中存在的比较突出的问题;由此再进一步完善,最终建立生产成本数据库。形成的成本编制、修订流程如图5所示。

成本编制、修订流程涉及的内容有:财务部启动产品成本的编制、修订工作,确定编制或维护期间;工程部维护产品的制造BOM结构及属性信息,生产部维护主制单位信息;工程部、人力资源部成本基础数据维护人员从制造BOM结构查询模块导出产品BOM结构,按照基础数据模板格式对接出零组件图号的材料定额、工时定额,导入并维护各业务部门的软件功能模块;生产部负责维护外协价格(含外购零组价格);工程部、人力资源部、生产部部门主管领导进入对应的软件功能模块,进行基础数据审批;财务部对费用率维护模块进行维护,利用各部门提交的成本基础数据编制产品标准成本,并组织评审、发布。
(3)目前系统开发、测试工作已经完成,结合前期的产品成本编制情况及软件使用培训情况,后续将由各业务归口管理部门录入、维护成本基础数据,经部门领导审批,最终由财务部编制产品标准成本,经评审后发布使用。
进入AEPCS 4.0系统后,在系统功能模块菜单中显示出的成本管理模块如图6所示,主要包含材料定额、工时定额、外协价格、费用率等子模块。

材料定额模块主要包括产品型号、零件图号、零件名称、物料编码、物料名称、牌号、状态、技术条件、规格、下料尺寸、定额重量、标准重量、配套重量、配套数量、材料单价、单件消耗定额、单件标准定额、单件报废定额以及试样毛坯产出等字段。根据管理人员的不同职责开通相应的维护、审核、查询功能。
工时定额模块用来定义零组件图号对应的定额工时信息,单位为分,分部门进行定义,主要包括图号、名称、部门、配套数量定额准结(分)、定额单件(分)、单件工时(时)、标准准结(分)、标准单件(分)、配套准备(分)以及配套单件(分)等字段。根据管理人员的不同职责开通相应的维护、审核、查询功能。
外协价格模块主要包括图号、名称、单台数量、定额价格、标准价格、配套价格、协作单位等字段。根据管理人员的不同职责开通相应的维护、审核、查询功能。
费用率模块主要维护各部门的费用率信息,主要包括动力燃料费用率、人工费用率、研制费用率、专用费用率、辅助费用率、经营费用率、管理费用率和财务费用率等字段。可以进行添加、维护、删除等操作。
在产品标准成本核算系统的模块中选择“产品型号”、 “成本类型(定额、标准、报价)”后点击相应按钮,系统将自动汇总计算该产品的成本,并显示该产品的层级成本树详细信息,包括产品型号、图号、名称、配套数、单件标准成本、标准成本、定额工时、累计工时、人工费用、累计人工费用等字段。
目前,D单位利用现行数据完成了部分产品的成本编制工作,组织开展了部分产品成本的评审工作,形成了部分产品的生产成本基础数据;完成了事业部模拟利润中心的成本测算工作,编制完成了事业部模拟利润中心的产品零组件成本基础数据;后续将编制其余事业部的产品成本,最终完成数据库的建立工作。以此形成由各业务归口管理部门录入、维护成本基础数据,经部门领导审批,最终由财务部编制产品标准成本并组织评审后发布使用的信息化成本编制流程。目前,生产成本数据库已用于年末在制品成本盘点、存货计量等工作。例示某产品的生产成本数据库截图如图7所示。
三、实施过程中解决的问题和效果
生产成本数据库从无到有,零组件成本数据也初步形成,并由此建立了生产成本编制系统,形成了明确的部门编制分工流程。通过此项工作的开展,有力地促进了成本基础资料的管理标准化、统计口径一致化,规范了各业务数据的管理要求,让各单位逐渐重视成本基础数据的管理,并逐渐利用各项成本基础数据,形成了基础数据按规范建立、基础数据有归口部门审批管理、基础数据合理使用、基础数据使用结果及时反馈的良性循环的成本管理工作体系。成本编制出来后组织相关部门讨论审核,形成数据能共享、数据版本能统一、数据结果能利用并定期组织修订的数据库管理模式,将很好地促进D单位预算管理、成本控制、产品定价策、存货计量、成本考核等各项工作管理水平的提升,为下一步的成本管理工作奠定了坚实的基础。
在构建生产成本数据库的过程中,我们也发现并解决了很多问题,为夯实D单位成本管理基础做了一些探索,主要有以下方面:
1. 基础管理数据缺失。构建生产成本数据库,测算产品标准成本的前提是要有产品的定额数据,包括材料定额和工时定额数据。这些基础定额数据往往是事业单位最容易忽略的地方,主要表现为定额数据不全或不能够保证所有的产品均实现了定额管理。现已通过实地调研和多轮沟通,采用重点突破、分步实施的方法,构建了主业产品数据库。在此基础上,测算在研或小批产品标准成本,逐步实现生产成本数据库全覆盖。
2. 产品BOM不规范。构建生产成本数据库,主要是借用了生产配套BOM。在测算过程中,我们发现生产配套BOM不能全面代表产品成本构成,即生产配套BOM可以满足生产配套的需要,但不能反映产品所有的成本构成要素。究其原因,主要是由于生产配套BOM的设计初衷是为了满足单位各部门承制件配套关系,它不包括产品随机配备的包装箱、随机工具等附件,也不能反映产品完工后需试验消耗的相关环节。基于生产配套BOM测算的产品标准成本只能反映产品制造环节发生的费用,而不能反映产品的真实成本。由于生产配套BOM具有系统化、标准化、通用化的优点,我们最终还是选用了生产配套BOM作为计算产品标准成本的基础,只是基于产品生产的实际情况,在成本测算汇总表中又增加了四随和例试成本内容,使最终计算出的产品标准成本与产品实物流状态最接近。
3. 产品生产组织方式影响。在产品生产组织过程中,受交付节点、生产能力和成本因素制约,每一批产品的生产组织都不完全一样,表现为分单位目录具有不确定性。例如,对于某型号产品发动机壳体,D单位具备生产能力,但由于某时段内分厂承接了另一型号的任务,不能在规定的时间节点完成该型号产品发动机壳体的交付,只能选用外协厂家完成该项任务。在编制分单位目录时,就有可能导致同一项生产任务有不同的承制方,而不同的承制方生产成本差异较大。因此,在测算产品标准成本时,最终确定了以自制为基准的原则,即凡是D单位有能力生产的零组件,标准成本数据就采用D单位的定额数据。
4. 成本构成要素波动处理。产品成本基础数据的构成要素是动态的,受时间因素的影响较为明显,如外购材料单价、小时费用率和工时定额等。为了保持产品成本基础数据的相对稳定性,D单位不仅明确了产品标准成本的测算方法,同时还规定了产品标准成本数据的评审、发布、更新和使用的管理办法,从根本上解决了产品成本构成要素波动的问题,在实际应用中,也能够满足科研、生产和管理的需要。具体应用范围如下:
(1)预算编制、成本核算使用。标准成本可以作为预算编制的费用开支标准和衡量标准,为全面预算管理提供基础数据。如:标准成本中的材料消耗定额、计划价格、外协价格可以作为编制、审核预算的参考标准;单位产品直接材料费用、外协费用等数据可以用来衡量生产预算相应预算安排的合理程度;零组件标准成本数据可以用来预计在制品成本等。推行标准成本管理可以推进D单位成本管理基础工作的完善,提高计量、核算水平,为核算科研试制成本(借用件价格)提供依据。
(2)目标成本控制使用。生产成本数据库(标准成本)目前可设置三版数据:定额成本数据、行业标准成本数据、配套成本数据。其中,行业标准成本数据根据同行业、社会平均工艺、费用率水平、成本控制等因素编制。以此编制的成本数据可以作为成本控制的标准,通过预算的执行、考核和差异的分析来实现成本控制功能。
标准成本可以在外协件选用、工艺能力(定额的制定)和效率(小时费用率)等方面清晰体现成本结构;标准成本可以作为确定产品研制目标成本的参考,在项目立项、评审时进行比对、分解,并在整个研制过程中对目标成本进行控制。
(3)对外报价使用。编制出的零组件标准成本可以为备件销售、备件维修对外报价提供定量参考,也可以为军品报价前的整体策划提供参考。
(4)资产价值计量使用。标准成本可以为在制品、存货的盘点提供价值依据,结合差异率对盘点结果进行适当调整。
(5)质量损失统计使用。标准成本体系可以为产品生产质量损失的计算提供依据。
(6)成本考核使用。我们的目标是建立以产品销售价格可接受的单位产品制造成本(目标成本)为约束,以体现产品成本的现有水平为基准,以反映生产过程实际资源消耗为要求,以分厂成本为基础的内部标准成本体系。通过增加衡量各单位价值创造能力的内部增加值考核指标(标准成本与实际成本的差异),调动各单位主动控制原材料、加工费等各项成本费用的积极性。

主要参考文献:
万寿义,任月君.成本会计[M].大连:东北财经大学出版社,2008.
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穆林娟.价值链成本管理:理论、案例与实验[M].北京:经济科学出版社,2010.
司鸿雁.企业财务管理与经营实际相融合的路径构建[J].财经界,2014(9).
作者单位:中国空空导弹研究院,河南洛阳471099